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Configurar Database Mail en SQL Server: perfiles, cuentas y sp_send_dbmail

Written by

Francisco

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Database Mail es el mecanismo nativo de SQL Server para enviar correos electrónicos directamente desde la base de datos — usado típicamente para alertas de Agent Jobs, notificaciones de errores, o reportes automáticos. Esta guía cubre cómo crear un perfil nuevo replicando la configuración de uno existente, junto con la prueba de envío y el rollback completo si algo sale mal.

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Conceptos: perfil, cuenta y su relación

Database Mail separa la configuración en tres piezas independientes, relacionadas entre sí:

  • Cuenta (account) — contiene los datos técnicos de conexión SMTP: servidor, puerto, credenciales, si usa SSL, y el correo/nombre que aparece como remitente.
  • Perfil (profile) — una capa de abstracción por encima de una o varias cuentas. Es el nombre que efectivamente se usa al enviar un correo (por ejemplo, desde un Job de SQL Server Agent) — nunca se referencia la cuenta directamente.
  • Relación perfil-cuenta — vincula ambos, con un sequence_number que define el orden de intento: si la cuenta principal falla, Database Mail prueba la siguiente cuenta asociada al mismo perfil, en orden.

Esta separación permite, por ejemplo, tener un mismo perfil con dos cuentas SMTP distintas como respaldo, sin que las aplicaciones o jobs que usan el perfil necesiten saber nada sobre el failover.

Script de creación completo

USE msdb;
GO

-- 1. Crear la cuenta SMTP
EXEC msdb.dbo.sysmail_add_account_sp
    @account_name              = 'cuenta_nuevo_entorno',
    @description               = 'Cuenta SMTP para el nuevo entorno',
    @email_address             = '[email protected]',
    @display_name              = 'Alertas Sistema',
    @replyto_address           = NULL,
    @mailserver_name           = 'smtp.tudominio.com',
    @port                      = 25,
    @enable_ssl                = 0,
    @username                  = NULL,
    @password                  = NULL,
    @use_default_credentials   = 0;
GO

-- 2. Crear el perfil
EXEC msdb.dbo.sysmail_add_profile_sp
    @profile_name = 'PERFIL_NUEVO_ENTORNO',
    @description  = 'Perfil de correo para el nuevo entorno';
GO

-- 3. Vincular la cuenta al perfil
EXEC msdb.dbo.sysmail_add_profileaccount_sp
    @profile_name    = 'PERFIL_NUEVO_ENTORNO',
    @account_name    = 'cuenta_nuevo_entorno',
    @sequence_number = 1;
GO

-- 4. Autorizar el perfil para uso público (todos los usuarios de msdb)
EXEC msdb.dbo.sysmail_add_principalprofile_sp
    @profile_name   = 'PERFIL_NUEVO_ENTORNO',
    @principal_name = 'public',
    @is_default     = 0;
GO

Qué hace cada procedimiento almacenado

ProcedimientoFunción
sysmail_add_account_spCrea la cuenta SMTP con los parámetros de conexión
sysmail_add_profile_spCrea el perfil (el nombre lógico que se usará al enviar correos)
sysmail_add_profileaccount_spVincula una cuenta existente a un perfil existente
sysmail_add_principalprofile_spOtorga permiso de uso del perfil a un principal (usuario o rol de base de datos); public lo hace disponible para todos

Sobre @is_default: cuando se marca en 1, ese perfil se usa automáticamente si un envío de correo no especifica ningún @profile_name explícitamente. Es recomendable dejarlo en 0 salvo que se quiera intencionalmente ese comportamiento, para evitar que jobs mal configurados terminen enviando correos por el perfil equivocado.

Validación de la configuración

Antes de dar por buena la configuración, conviene confirmar que las tres piezas quedaron correctamente enlazadas consultando las vistas de catálogo correspondientes:

-- Ver todos los perfiles configurados
SELECT * FROM msdb.dbo.sysmail_profile;

-- Ver todas las cuentas SMTP configuradas
SELECT * FROM msdb.dbo.sysmail_account;

-- Ver la relación entre perfiles y cuentas
SELECT * FROM msdb.dbo.sysmail_profileaccount;

-- Ver qué principals tienen acceso a cada perfil
SELECT * FROM msdb.dbo.sysmail_principalprofile;

Prueba de envío

EXEC msdb.dbo.sp_send_dbmail
    @profile_name = 'PERFIL_NUEVO_ENTORNO',
    @recipients   = '[email protected]',
    @subject      = 'Prueba de perfil',
    @body         = 'El perfil está funcionando correctamente.';

sp_send_dbmail encola el correo en la cola interna de Database Mail (tabla msdb.dbo.sysmail_mailitems) — el envío real no es instantáneo, lo procesa un proceso externo (DatabaseMail.exe) que SQL Server lanza bajo demanda. Para verificar si el correo realmente salió o quedó atascado:

-- Ver el estado del último correo enviado
SELECT TOP 10 * 
FROM msdb.dbo.sysmail_allitems
ORDER BY send_request_date DESC;

-- Ver errores específicos de envío, si los hay
SELECT * FROM msdb.dbo.sysmail_event_log
ORDER BY log_date DESC;

La columna sent_status en sysmail_allitems indica si el correo quedó como unsent, sent, o failed — este es el primer lugar a revisar si sp_send_dbmail se ejecutó sin error pero el correo nunca llegó.

Rollback completo

Si es necesario deshacer toda la configuración (por ejemplo, tras una prueba en un entorno que no corresponde), el orden de eliminación es el inverso al de creación — primero se deben quitar las relaciones antes que los objetos base:

USE msdb;
GO

-- 1. Quitar el permiso del principal sobre el perfil
EXEC msdb.dbo.sysmail_delete_principalprofile_sp
    @profile_name = 'PERFIL_NUEVO_ENTORNO',
    @principal_name = 'public';
GO

-- 2. Desvincular la cuenta del perfil
EXEC msdb.dbo.sysmail_delete_profileaccount_sp
    @profile_name = 'PERFIL_NUEVO_ENTORNO',
    @account_name = 'cuenta_nuevo_entorno';
GO

-- 3. Eliminar el perfil
EXEC msdb.dbo.sysmail_delete_profile_sp
    @profile_name = 'PERFIL_NUEVO_ENTORNO';
GO

-- 4. Eliminar la cuenta SMTP
EXEC msdb.dbo.sysmail_delete_account_sp
    @account_name = 'cuenta_nuevo_entorno';
GO

Requisito adicional: habilitar Database Mail

Si es la primera vez que se configura Database Mail en una instancia, el subsistema puede estar deshabilitado por defecto — hay que activarlo a nivel de configuración avanzada antes de que cualquiera de los procedimientos anteriores funcione:

EXEC sp_configure 'show advanced options', 1;
RECONFIGURE;
GO

EXEC sp_configure 'Database Mail XPs', 1;
RECONFIGURE;
GO

Notas prácticas

  • El puerto 25 sin SSL (como en el ejemplo) es común en relays SMTP internos dentro de una red corporativa, pero no es apropiado para enviar directamente a través de internet — para eso se necesita normalmente el puerto 587 con @enable_ssl = 1 y credenciales de autenticación.
  • Si @use_default_credentials = 0 y no se especifica @username/@password, la cuenta SMTP asume que el servidor de correo permite retransmisión (relay) sin autenticación desde la IP del servidor SQL — esto debe estar explícitamente autorizado en el servidor de correo o relay correspondiente.
  • Antes de dar por completada la configuración en un entorno productivo, siempre correr la prueba de sp_send_dbmail y confirmar en sysmail_allitems que el estado sea sent, no solo confirmar que el EXEC no arrojó error.

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